Propuesta de Desarrollo
1. Resumen Ejecutivo
El Desafío
Hoy la operación vive fragmentada entre CONTPAQi, el correo electrónico y el calendario, sin integración entre ellos. Cada operación comercial deja evidencia dispersa en múltiples fuentes, y la materialidad fiscal que exige el SAT en auditorías —contratos, correos, órdenes, comprobantes— se arma manualmente, operación por operación. No existe un expediente único que demuestre el ciclo completo de cada venta o compra de principio a fin.
La Solución
Una plataforma web unificada donde convergen correo, calendario, clientes, proveedores, documentos comerciales y comprobantes fiscales. Cada operación genera automáticamente un expediente único con trazabilidad end-to-end: desde el primer contacto hasta la factura CFDI y su pago, con toda la comunicación archivada como evidencia. El sistema se entrega en tres módulos secuenciales, cada uno desarrollado, entregado, aceptado, pagado y garantizado por separado.
2. Descripción de la Solución
El sistema se compone de tres módulos que cubren el ciclo comercial-fiscal completo: comunicación y expediente (Módulo 1), evidencia de proveeduría (Módulo 2) y documentos comerciales/fiscales con cuentas (Módulo 3).
Arquitectura y Decisiones Técnicas
- Aplicación web a la medida (TypeScript/Node.js + React, base de datos PostgreSQL, infraestructura Google Cloud). Se descartó adaptar Odoo: el corazón del sistema (correo + expediente + materialidad) es justo lo que las plataformas genéricas no resuelven, y con desarrollo a la medida el código es propiedad del cliente al liquidar.
- Integración de correo vía API nativa del proveedor del cliente (Gmail API o Microsoft Graph; IMAP/SMTP como alternativa). Las respuestas se re-asocian automáticamente a la operación por el folio en el asunto y los encabezados técnicos de la cadena (
In-Reply-To/References). - Timbrado delegado a un PAC autorizado vía API (p. ej. Facturama o SW Sapien). El sistema genera el CFDI y el PAC lo certifica ante el SAT; el costo por timbre corre por cuenta del cliente (sección 9, punto 1).
- Cumplimiento fiscal vigente: CFDI 4.0, complemento de pago 2.0 para facturas PPD, y el flujo de cancelación conforme a la RMF 2026 (la cancelación de CFDI con complemento de pago requiere aceptación del receptor vía Buzón Tributario). Los estados de cada documento y sus transiciones se modelan conforme a esta normativa.
- UX de referencia ClickUp/CONTPAQi: tarjetas, comentarios dentro del registro, vistas de tablero/lista y dashboard limpio, manteniendo familiaridad visual con CONTPAQi donde aporte.
- Seguridad: control de acceso por usuario/rol (3 roles: administrador, operativo, consulta) y resguardo de datos fiscales (RFC, CFDI, datos de clientes).
3. Alcance y Entregables
| # | Entregable | Módulo | Descripción |
|---|---|---|---|
| 1 | Catálogo de clientes y proveedores | Módulo 1 | Altas, edición y consulta con datos fiscales (RFC, régimen, uso de CFDI). |
| 2 | Gestor de correo integrado | Módulo 1 | Enviar y recibir correo desde el CRM, organizado por cliente/proveedor y por operación, con cadenas completas. |
| 3 | Re-asociación automática de respuestas | Módulo 1 | Folio de operación en el asunto + encabezados de cadena; las respuestas del cliente se vinculan solas a la operación correcta. |
| 4 | Motor de machotes con variables | Módulo 1 | 8 machotes base del ciclo (M-01 a M-08), CRUD de plantillas, variables dinámicas, previsualización con datos reales, advertencia de variables sin resolver y firma por usuario. |
| 5 | Calendario integrado | Módulo 1 | Agenda y reuniones dentro del CRM, asociadas al cliente y a la operación. |
| 6 | Expediente único con línea de tiempo | Módulo 1 | Timeline por operación con todos los eventos, correos y documentos; base de la materialidad fiscal. |
| 7 | Comentarios internos estilo ClickUp | Módulo 1 | Comentar dentro de la tarjeta/registro de la operación, con opción de enviarse como correo. |
| 8 | Recepción documental por correo | Módulo 2 | La documentación de proveedores que llega por correo se almacena automáticamente (cuerpo + adjuntos) en el expediente correspondiente. |
| 9 | Informe con selección por checkboxes | Módulo 2 | Modal para descartar la información que no se quiera incluir en el expediente. |
| 10 | Exportación de expediente en ZIP | Módulo 2 | Empaquetado de toda la evidencia seleccionada en un ZIP único; configurable entre cadena completa o solo factura. |
| 11 | Archivo de correos como evidencia | Módulo 2 | Copia permanente de cada correo vinculado a la operación para soporte de auditorías. |
| 12 | Catálogo de productos y servicios | Módulo 3 | Conceptos con claves SAT que alimentan automáticamente los documentos comerciales. |
| 13 | Cotizaciones | Módulo 3 | Documento con folio, fecha, cliente, conceptos e importes; generación de PDF y envío con machote M-02. |
| 14 | Órdenes de compra | Módulo 3 | OC de clientes y OC a proveedores, enlazadas a la cotización y a la operación. |
| 15 | Facturación CFDI 4.0 con timbrado | Módulo 3 | Emisión y timbrado vía PAC, manejo de PUE/PPD, series y folios por tipo de documento. |
| 16 | Complementos de pago, notas de crédito y cancelaciones | Módulo 3 | Complemento de pago 2.0 para PPD, CFDI de egreso y flujo de cancelación con aceptación del receptor (RMF 2026). |
| 17 | Cuentas por cobrar y por pagar | Módulo 3 | Registro de pagos y recepciones con documento soporte y opción de adjuntar comprobantes a cada movimiento. |
| 18 | Inventarios | Módulo 3 | Control de existencias por producto (alcance detallado a confirmar en el levantamiento: kardex, almacenes, costos). |
| 19 | Informes | Módulo 3 | Reportes operativos y de cuentas, además del informe de materialidad por operación. |
Fuera de Alcance (Fases Futuras)
- WhatsApp — descartado por decisión del cliente; el canal de comunicación del sistema es exclusivamente correo electrónico.
- Timbrado de cotizaciones — las cotizaciones y órdenes de compra no son documentos fiscales y por tanto no se timbran; solo se timbran facturas, complementos de pago y notas de crédito.
- Migración automática de datos históricos de CONTPAQi — la convivencia/importación se evaluará tras el levantamiento con acceso al sistema y se cotizará por separado si se requiere.
- Integraciones ERP/contables y automatizaciones externas — no incluidas salvo lo indicado explícitamente en el alcance (sección 9, punto 5).
4. Cronograma
El plan asume ejecución continua de los tres módulos (26 semanas de trabajo efectivo). Los módulos corren en orden: el inicio de cada uno queda condicionado a la aceptación del anterior y al pago de su anticipo. Las semanas mostradas son relativas al arranque del proyecto.
| Fase | Duración | Actividades Principales |
|---|---|---|
| M1 · Levantamiento y diseño | 2 semanas | Inspección de CONTPAQi con acceso del cliente, validación del ciclo comercial-fiscal, definición del proveedor de correo y PAC, diseño de la interfaz (referencia ClickUp/CONTPAQi). |
| M1 · Correo y calendario | 4 semanas | Integración de correo (API nativa), organización por cliente/operación, cadenas completas, re-asociación de respuestas, calendario integrado. |
| M1 · Machotes y expediente | 4 semanas | Motor de plantillas con variables, 8 machotes base, comentarios estilo ClickUp, expediente único con timeline, estabilización y entrega del módulo. |
| M2 · Panel de Proveeduría | 4 semanas | Recepción documental por correo, adjuntado automático, informe con checkboxes de descarte, exportación ZIP, entrega del módulo. |
| M3 · Catálogo, cotización y OC | 5 semanas | Catálogo de productos/servicios con claves SAT, cotizaciones con PDF, órdenes de compra enlazadas a la operación. |
| M3 · Facturación CFDI y timbrado | 4 semanas | Integración con PAC, CFDI 4.0 (PUE/PPD), complementos de pago, notas de crédito, cancelaciones con aceptación del receptor. |
| M3 · CxC/CxP, inventarios e informes | 3 semanas | Cuentas por cobrar/pagar con comprobantes, inventarios, informes, estabilización y entrega del módulo. |
5. Inversión
La inversión se estructura por módulo: cada uno tiene su propio esquema de pago vinculado a hitos verificables, de modo que el precio total se cubre en nueve parcialidades, tres por módulo.
| Módulo | Alcance | Duración | Inversión |
|---|---|---|---|
| Módulo 1 | CRM + Correo y Calendario (machotes, expediente, timeline) | 10 semanas | $5,000 MXN + IVA |
| Módulo 2 | Panel de Proveeduría (recepción por correo, informe, ZIP) | 4 semanas | $5,000 MXN + IVA |
| Módulo 3 | Sistema Comercial (catálogo, CFDI, CxC/CxP, inventarios, informes) | 12 semanas | $5,000 MXN + IVA |
| Total roadmap completo (3 módulos) | $15,000 MXN + IVA | ||
Forma de Pago (por módulo)
| Hito | Porcentaje | Importe por módulo |
|---|---|---|
| Anticipo | 40% | $2,000 MXN + IVA |
| Entrega funcional a staging, con credenciales de acceso para verificación | 30% | $1,500 MXN + IVA |
| Liberación final y entrega formal del módulo | 30% | $1,500 MXN + IVA |
El anticipo del Módulo 1 se paga dentro de los 5 días hábiles siguientes a la firma del contrato; los de los Módulos 2 y 3, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la aceptación del módulo inmediato anterior. En cada caso, el pago del anticipo es la condición para iniciar los trabajos del módulo correspondiente. Zulunity emite el CFDI de cada parcialidad y el pago se realiza dentro de los 5 días hábiles siguientes.
Costos Recurrentes y de Terceros
| Concepto | Uso | Quién lo cubre |
|---|---|---|
| Infraestructura en la nube | Hosting, base de datos, almacenamiento de correos y evidencia | Zulunity absorbe hasta $500 MXN/mes (impuestos incluidos, sin importar cuántos módulos estén operando). El cliente cubre únicamente el excedente, a costo real y sin margen. |
| Plan de Mantenimiento | Continuidad del sistema una vez concluida la garantía | Cliente — $1,500 MXN + IVA/mes (ver sección 6) |
| Timbrado PAC (Módulo 3) | Certificación de CFDI ante el SAT | Cliente — ≈ $0.30 a $1.00 MXN por timbre, según PAC y volumen. La contratación del PAC y el Certificado de Sello Digital corren por su cuenta. |
| Cuenta de correo (Google Workspace / Microsoft 365) | Integración del gestor de correo | Cliente — licenciamiento existente |
| Dominios y certificados | Acceso al sistema | Cliente |
6. Soporte, Mantenimiento y Servidores
La atención al sistema se divide en dos etapas: una garantía incluida de 30 días por cada módulo entregado, y a partir de ahí un Plan de Mantenimiento que mantiene el sistema vivo en operación.
Garantía incluida — 30 días por módulo
Cada módulo entregado incluye 30 días naturales de garantía sin costo, contados desde el acta de entrega y recepción. Las garantías de cada módulo corren de forma independiente y no se prorrogan por la entrega de los módulos siguientes.
Qué cubre
La corrección de defectos de programación que impidan que el módulo funcione conforme al alcance de la sección 3, incluyendo los que se manifiesten en la interacción con módulos ya liberados.
Qué no cubre
Funcionalidades nuevas, modificación de reglas de negocio, reportes adicionales, solicitudes de mejora y adaptación a cambios normativos u operativos posteriores a la entrega. Todo eso se tramita conforme a la sección 7.
| Severidad de la incidencia | Definición | Inicio de atención |
|---|---|---|
| Crítica | Impide totalmente la operación del sistema | Dentro de 24 horas hábiles |
| Mayor | Afecta una funcionalidad sin impedir la operación general | Dentro de 3 días hábiles |
| Menor | Defecto que no afecta la operación | Dentro de 10 días hábiles |
Toda incidencia se acusa de recibido dentro de las 24 horas hábiles siguientes a su reporte. Horario de atención: lunes a viernes de 9:00 a 18:00, hora del centro de México, excluyendo días festivos oficiales.
Plan de Mantenimiento — $1,500 MXN + IVA / mes
Concluida la garantía de cada módulo, la conservación del sistema en operación queda sujeta a la contratación del Plan de Mantenimiento, que se formaliza mediante anexo o contrato independiente.
Qué incluye
- Monitoreo del sistema y alertas de consumo.
- Actualizaciones de seguridad y de dependencias.
- Ajustes derivados de cambios en la normatividad del SAT.
- Administración de la infraestructura, incluida la bolsa de nube de $500 MXN/mes.
- Soporte técnico para la atención de incidencias.
Condiciones
- La cuota es firme durante el proyecto y se actualiza anualmente conforme al INPC, con aviso de 30 días naturales.
- La falta de pago por más de 30 días naturales faculta la suspensión del servicio, previa notificación por escrito.
- El ajuste por consumo de nube descrito en la sección 5 es independiente de esta actualización anual.
7. Gestión de Cambios
Durante el desarrollo siempre aparecen ajustes. Para que ninguno se convierta en un desacuerdo, esta sección define exactamente cuáles se hacen sin costo y cuáles se cotizan, y por qué vía se aprueba cada uno.
Cambios sin costo
Los ajustes que no excedan 4 horas de trabajo y no afecten el cronograma. Se aprueban por correo electrónico entre las personas de contacto designadas por cada parte, sin necesidad de adendo, y quedan registrados en la bitácora del proyecto.
Ejemplos típicos: cambios de etiquetas y textos, ajustes de orden o visibilidad de campos ya existentes, correcciones de formato en un reporte ya entregado.
Cambios con costo
Todo lo demás: funcionalidad nueva, reportes o integraciones adicionales, personalizaciones y cualquier requerimiento no enunciado en el alcance de la sección 3.
No se consideran defectos —y por tanto se tramitan por esta vía— las funcionalidades nuevas, los cambios de criterio funcional y las preferencias estéticas reportados durante la revisión de un entregable.
Cómo se tramita un cambio con costo
| Paso | Qué ocurre | Plazo |
|---|---|---|
| 1. Solicitud | El cliente describe por escrito el cambio, su justificación y la prioridad. | — |
| 2. Evaluación | Zulunity entrega un documento con viabilidad técnica, solución propuesta, esfuerzo estimado, costo, impacto en el cronograma, riesgos y vigencia de la cotización. | 5 días hábiles |
| 3. Aprobación | El cliente aprueba o rechaza la evaluación. | 5 días hábiles |
| 4. Formalización | Se firma un adendo con el nuevo alcance, precio, forma de pago y fechas. Sin adendo firmado, el trabajo no se ejecuta. | — |
Revisión y aceptación de entregables
Al concluir cada hito, el cliente cuenta con 7 días naturales para revisar el entregable y manifestar por escrito su aceptación o los defectos detectados. Cada defecto válido se corrige dentro de los 10 días hábiles siguientes, con un máximo de 2 ciclos de revisión y corrección por hito; los pendientes menores que subsistan se atienden durante la garantía sin frenar la aceptación. Si transcurren los 7 días sin respuesta —o si el sistema ya se está usando en operación real— el entregable se tiene por aceptado.
8. Comercialización a Terceros
Ambas partes han manifestado su interés en explorar conjuntamente la comercialización del sistema como producto hacia otros clientes. Esta sección deja asentada la estructura acordada; los montos se definen más adelante.
Plan base — sin personalización
El sistema estándar, tal como quede liberado al cierre de los tres módulos, entregado a un cliente nuevo bajo un esquema de servicio mensual que incluye soporte, mantenimiento, actualizaciones e infraestructura. Sin desarrollo adicional.
Plan a la medida — con personalización
El sistema estándar más las adecuaciones específicas que requiera el cliente final. La personalización se dimensiona y cotiza caso por caso conforme al procedimiento de la sección 7, y se suma al esquema de servicio mensual del plan base.
Conviene precisar el alcance de la propiedad intelectual en este contexto: la cesión de derechos sobre el sistema ampara su explotación para los fines propios del negocio del cliente. Su comercialización, licenciamiento, distribución o reventa a terceros como producto queda sujeta al instrumento separado referido arriba.
9. Términos y Condiciones
- Infraestructura y Servicios de Terceros: Zulunity absorbe el consumo de infraestructura en la nube hasta $500 MXN mensuales conforme a la sección 5; el cliente cubre únicamente el excedente. Los timbres del PAC, el Certificado de Sello Digital, las licencias de correo, los dominios, los certificados y cualquier otro servicio externo corren por cuenta del cliente.
- Validación Funcional: La propuesta contempla un aterrizaje funcional inicial para cerrar campos, reglas y excepciones del piloto. Si durante el desarrollo aparecen cambios estructurales al proceso o nuevas reglas no documentadas, se evaluará su impacto en alcance, tiempo y costo conforme a la sección 7.
- Propiedad Intelectual: La cesión de derechos opera por módulo: liquidado íntegramente un módulo y sin adeudo exigible, sus derechos patrimoniales se transmiten al cliente de forma automática. Liquidado el 100% del precio, la cesión abarca la totalidad del sistema. La cesión ampara la explotación para los fines propios del negocio del cliente, en los términos de la sección 8.
- Cambios al Alcance: Los cambios se rigen por el procedimiento de la sección 7. Los ajustes menores a 4 horas que no afecten el cronograma no tienen costo; el resto se evalúa, cotiza y formaliza mediante adendo firmado antes de ejecutarse.
- Migraciones e Integraciones: Esta fase no incluye migración automática de datos históricos, integraciones ERP/contables ni automatizaciones externas, salvo que se indique explícitamente en el alcance. La migración inicial de catálogos de clientes, proveedores, productos y servicios sí está incluida, por una sola vez por catálogo, a partir de archivos estructurados que proporcione el cliente.
- Confidencialidad: Toda la información compartida durante el proyecto será tratada bajo principios de confidencialidad entre ambas partes.
- Continuidad del Servicio: Concluida la garantía de 30 días de cada módulo, la atención al sistema queda sujeta a la contratación y el pago puntual del Plan de Mantenimiento descrito en la sección 6. En ausencia de un plan vigente, Zulunity no está obligada a atender incidencias, actualizaciones ni requerimientos sobre los módulos entregados.
- Responsabilidad Fiscal: El sistema es una herramienta de organización documental y de comunicación. Zulunity no determina, valida ni certifica la suficiencia de la evidencia de materialidad frente a la autoridad fiscal; el cumplimiento de las obligaciones fiscales corresponde al cliente y al contador o asesor que para tal efecto contrate.
- Ejecución Secuencial de los Módulos: Los módulos se ejecutan en orden porque cada uno depende funcionalmente del anterior. El inicio de cada módulo subsecuente queda condicionado a la aceptación del módulo previo y al pago de su anticipo.
10. Próximos Pasos
El cronograma de las 26 semanas empieza a correr cuando se cumplen conjuntamente las tres condiciones de arranque: contrato firmado, anticipo del Módulo 1 acreditado y accesos entregados.
- Firma del contrato — Formalización del acuerdo por los tres módulos.
- Pago del anticipo del Módulo 1 — Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la firma. Su acreditación es la condición para iniciar los trabajos.
- Entrega de accesos — Acceso a la instalación de CONTPAQi para el levantamiento, autorizaciones para integrar el correo corporativo y designación por escrito de la persona responsable de validar entregables.
- Sesión de kick-off — Cierre de campos obligatorios, reglas de excepción, catálogos base y machotes de correo para el piloto.
- Inicio del desarrollo — Arranque formal con seguimiento periódico y entregas incrementales; el Módulo 1 entrega valor desde la semana 10.